时间管理干货总结

我亲身尝试并且愿意推荐给朋友的的时间管理法有番茄钟、写作小组和“事不过三”原则。比这些更重要的,是给自己的工作设定优先级。

♦1 给工作设定优先级

对于我个人来说,优先级是这样设置的:我面对一项工作,在决定做之前我一般会先判断

  1. 这是不是我十年目标的一部分
  2. 就算没有钱我还是非常想做
  3. 一两年内,做这件事会对一些人造成影响
  4. 这件事由我做和别人做,会有区别

如果出现从1-4任何一种情况,我都会选择做,只不过程度依次递减。这恰好也是我安排工作优先级的准则。有很多工作属于可做可不做,不做,几个月过后没有任何影响,做了,你也不会感觉加分。

这种情况下我会推掉,尽管它对有些人可能挺重要。如果对方询问,我会委婉的拒绝。给工作设定优先级,是我这几年感觉工作效率提高的一个最有力的方法。每个人可以根据自己的具体情况,建立一套对个人来说不难做到而且有效的优先法则。

当然不排除难以推却的人情,如果我的出手能帮朋友解决一个大难题,那说什么都是该投入的。这样的情况其实不多。

♦2 排除干扰意味着一个时间段里只做一件事

很多人都推荐“番茄钟”工作法:25分钟集中精力只做一种类型的工作(阅读、写作、或做笔记),休息5分钟,如此反复4-6次算一个番茄钟。中途不能打断。完成一个番茄钟之后,休息2小时左右。

对我来说,番茄钟帮助我纠正了做事不够专心的毛病。每天能完美的坚持做满两个番茄钟,感觉真是好呢。我在博士资格考试的时候,每天几乎都能完成三个,那可真是史无前例的高效率啊!

值得一提的是,坚持这样做一段时间下来,我发现自己闲下来的时间反而多了。我特意安排每七天里留出一天几乎不工作,比如看纯粹的闲书,出去游玩,约会,打理个人事务。转天回来通常都能无压力的完成三个钟。

♦3 把写作当成一种社交行为

一般人对那些大牌作家的印象可能是:他们总是在风景好的街角小店里抽着雪茄、喝喝咖啡,跟人聊天。当然这并不是作家真实生活的全部,但有一点可以确定,想要完成高质量的写作,除了花很多时间坐在桌子前,还必须要有相当高水平的社交生活。作家们经常从聊天时受到启发,历史上除了少数几个作家从不在完书前跟别人谈书中内容,大部分人都会跟朋友、家人、甚至咖啡店里的陌生人聊自己正在写的内容。

我自己感觉受益颇多的是参加了两个博士生自发的写作小组。第一个是系里的5-6个博士生,每两周活动一次,每次谈一个人最近写的一篇文章或者论文的一个章节,不超过10000字。有的时候,反馈回来各种各样的意见让人很惊讶。对一个常年在一个话题上扎进去的人来说,可能没意识到读者并不是理所当然的理解Ta写的全部内容。

另一个写作小组,形式更松散,是一个三四十人的群,每周一早晨9点到中午12点来到一个固定的大会议室里各写各的。一般能来3-5个人。大家未必认识,最多刚进门时打个招呼,然后就坐定下来,打开自己的笔记本开始码字儿。中途有人出去暂时休息,一般所有人都能坚持下来3个小时(1个番茄钟的时长)。虽然没有直接的交流,对长期蜗居在自己办公室或家里写论文的年轻学者来说,偶尔这样模拟上班族与他人共处一室,也是一种精神鼓励。

无论哪种形式,我都记得几次在茶水间里跟年轻的博士生聊起各自的研究兴趣,正在克服的问题,三言两语,能把一个非常专业的领域跟对方说清,得有真本事。我们每个人都曾经从“过来人”那里取经,比如用什么软件整理文献、投稿的程序、什么时候可以动手写博论的第一章了,等等。

我觉得茶水间真是一个神奇的场所,善意和智慧在这里对撞,每个年轻的学者到了那儿,都成了自然而出众的分享者。偶尔遇到大牛学者过来煮咖啡,等上个20分钟加入咱的聊天,那真是有福了,头脑风暴开挂啦!

♦4 别把待办事项排得太满

这又是一种以优先级为做事标准的工作方法。我给它起了一个名字叫“事不过三”,意思是:每天只列出三件当天要办的事,每周列出三件本周要办的事,每月、每年以此类推。并不是说除了这三件事其它都不做,而是把个人时间、精力优先安排在完成这最重要的三件事上面。列待办事项表单本身,就是一个锻炼思维的过程,让一个人在安排时间上更主动。

长此以往,我能感觉到培养出一些真正与众不同的品格、技能。就写作而言,我给自己设定的要求是:每天写作一小时,每周发一篇书评,每月总结一两个新知识点,每年在顶级刊物发一篇论文。以此为目标,坚持下去,写作的功力会有明显提高。

 

又到了总结时间:

  • 给自己的工作设定优先级,一定程度上摆脱了杂务缠身、无从应对的状态。
  • 有了主动待办事项表单,说“不”才更有底气。
  • 一定时间只专注于一件事、一项任务。避免做每件事都还想着其它事,避免长时间的休息造成思维不连贯。
  • 尽量不要总是一个人闷声写作,写作本身是和读者的交流,所以构思和完成初稿时也可以跟人谈一谈。
  • 找到适合自己的时间管理法,然后坚持下去,一定会有收获的

2 Replies to “时间管理干货总结”

    1. 晶婧,你现在作线上及时反馈,几乎是全时代班状态,有什么时间管理心得吗?
      你是否同意,精力管理是做减法,是把多余的不应该耗费精力的事情从待办事项里扔出去。
      特别佩服那些可以把很多杂务处理得很漂亮的人。

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