申请学校给国外教授写套辞信,你不知道的事

怎样套磁才得体有效?什么样的自荐信能吸引教授的注意?

套磁其实是一种很流行的与教授直接沟通获取信息的方式。实力雄厚的申请者给教授写信,目的在于明确自己跟教授的研究方向契合。大多数人写套磁信其实是为了给教授留下好印象,从对方的来信中揣摩自己能否申请加入对方的团队。

怎样套磁才得体有效?什么样的自荐信才能吸引教授的注意呢?为此,我专门咨询了几个博士生同学、在美国大学当教授的姐姐,以及曾经担任过招生委员会的学生代表,从学生、教授、和录取决策共三个角度,总结出以下经验。

套磁信应该内容从简,表达清晰

邮件是国外学者主要的沟通手段。国外教授经常邮件太多,没时间回,有时索性没看到。所以咱们的信要尽量写得言简意赅。

套辞信不宜长,一般不超过电脑屏幕,把你想表达的内容用简单直白的语句划分成几小段,每段话别超过5行。目的是为了让别人知道你为什么给Ta发信,Ta的科研你为什么感兴趣。

能不能抓住教授的注意力,第一封信表述出来的信息非常关键。

这封信需要说清楚的内容有:

  • 我是谁——哪个学校、几年级的研究生?
  • 我怎么知道您的——学校官网上查到的?读到某篇文献发现的?某人推荐的?还是曾打过交道但没再联系?
  • 我要做什么——计划申请贵校哪个学位?想从对方这里了解什么具体信息?
  • 我准备到哪一步了——读了对方什么文献?自己已经写好了研究报告?

跟教授套磁的四大陷阱

陷阱1: 不知所云

申请者要在非常短的时间内,通过几封邮件往来就判断出是否要找这个教授当自己的导师。第一封信发出,对方如果表现出兴趣,那么接下来就会比较密集的通信,跟定节奏,正式向学院提交申请。

1. 缺乏确切理由就发出邮件。

我曾帮助过几个中国同学编辑套磁信。一个普遍问题是没搞清楚写信的目的。套磁信应该带着问题或请求找对方,不能只介绍自己,人家凭什么要认识你呢?有些教授会认真的读这些邮件,可是更多教授会以怀疑的眼光看待这些邮件。如果你还没想好为什么要给某位教授写信,只是试试运气,最好别发。因为搞不好它很可能会对你的录取造成负面影响。

通常来讲,给教授写信主要出于两种原因:一是其他渠道不能获取某些信息,必须问这个教授。比如你已经做了大量工作,了解院系里有一位教授跟你的研究兴趣相关,于是需要找对方确认你能对Ta的研究计划有所贡献。第二种情况是向对方求助。比如你需要换导师,对方是适合的人选,但你又不确定Ta愿不愿意接受别人带过的学生。无论哪种情况,都要让对方明白,自己对Ta的工作了如指掌,提出任何一类请求都是建立在这种了解上的。

2. 忽略了与研究团队的匹配,太强调自己。

还有的同学长篇大论的讲自己为什么喜欢这个专业,曾经作出什么业绩。哎,教授们很忙的,你对Ta而言还是个陌生人,你说的这些跟申请学校或教授本人的研究没关系的话,对方为什么要知道这些呢?

3. 对研究兴趣的描述太笼统。

大多数教授会积极地更新他们的网页以展示他们的最新研究。有的申请者没有仔细查看过这些网站,判断哪些是潜在的可以一起做研究的导师,就匆忙发信,因为心虚,只好一再强调自己的兴趣和对方匹配。其实教授很容易分辨申请者有没有诚意打算进入Ta的研究团队。

强调“我跟你匹配”也有错吗?有啊!

大多数教授关注好几个研究领域和子领域,或者Ta的官网上列了很多从前的研究内容,如果申请人只概括的讲“我跟你匹配”,教授会不知道你在说什么。更糟糕的是,教授可能认为你连哪个子领域都没提,连Ta的研究计划都没搞明白,没法跟你交流,当然也就懒得回信了。

陷阱2: 搞错身份

1. 表现出来的性情、品格不适合作研究生候选人。

中国学生常犯的毛病是在国外导师面前拿自己当小学生,还以为自己放低姿态,就能抬高对方的身份。殊不知学校录取研究生,目标人群是心智成熟的青年学者,将来进入学院,是要进入导师的团队成为同事的。你写信的格式和口气如果像是给好朋友写的,那对方可能觉得你的亲和力用的不是地方,怀疑把你招进团队的话,你有没有成年人的担当,能不能放心的把课题交给你。

还有一些中国学生对自己是中国人这个身份看得很重,生怕受到歧视,动辄捍卫祖国立场,或者强调自己跟同胞有区别。有的申请者认为形象能为自己加分,在申请信里附上照片……殊不知,这些作法都与研究精神背道而驰。一般来说,学者会尽量避免刻板印象干扰自己对事物的判断,不偏激、不自负,能直面自己与生俱来的身份。

简单的说就是:能被学校录取,是因为你展现出来的实力和研究兴趣跟他们匹配。没有被录取,就是因为招生委员会认为你不适合,并不是因为你的国籍、本科学校、颜值、性别、你爹。

本科读的清华北大、父母是知名教授重要吗?没说不重要啊,但是所有这些因素只有体现在你的研究能力上才算数。

2. 千万别空洞的奉承。

你刚开始给教授写信,对方还跟你不熟,除非你能很清晰的说出来对方有哪些见解你非常认可,不要轻易用泛泛的形容词“表扬”教授。夸奖的不是地方,对方可能会感觉被侵犯或者感到无聊。

3. 不该问的问题。

另一种常见的毛病是拿老师当学院秘书,询问签证问题,让老师给改语法,让老师给列文献清单等等。这些作法会惹烦教授,或被当成笑料。

给教授写信应该围绕着研究兴趣,而不应该询问录取程序、申请条件方面的信息。除非对方询问,不要告诉教授你的GRE分数,GPA,也不应该直接问教授你能否被录取,因为录取是由招生委员会决定的,有些教授可能会授意委员会Ta青睐的候选人,但是教授无权干预录取程序和决定。不要试图通过教授开后门。

陷阱3: 细节透露品格

1. 在任何时候,用正式称呼都是保险的。

尽管很多教授都不在乎学生直呼其名,申请学校时还是应该正式的称呼对方 Professor+Last name,注意Professor不要简写成Prof。在官网上看到收信人有博士学历,但不是教授,那么可以称呼对方 Dr.+Last name。切记不要因为对方是女性,就把Professor和Dr.改成Ms。

什么时候可以改称First name了呢?当教授亲自告诉你,“你可以叫我xx”。否则的话,哪怕对方给你回信时签的是Ta的小名,你也别大剌剌的以为真的可以这样称呼对方了。在还没能自在熟练的行走在其他文化里之前,用正式一点的方式与对方相处比较保险。

2. 发送前一定要反复核对。

当我们写第一封信并发送给教授,就开始建立自己的学术信用。

对方的姓名、职位和大学名称千万别弄错。有的外文名字比较难拼难念,容易出错,记得核查。如果名字写错还能收到对方回复,真是小概率事件。

发送前一定要起一个鲜明的邮件标题,无标题的邮件往往被视为垃圾邮件。标题怎么写?这方面网上有不少信息,第一封套辞信标题可以是 “Question regarding the M.Arch application”,或者直接写出你要申请的项目、你感兴趣方向的名称。应该避免让人产生歧义的标题,比如 “Help!”, “Looking for a challenging program”, “I want to study in your program”, “Greeting from Li Xiaoming”。另外,不要让标题一听上去就像是垃圾邮件,比如 “Urgent request: Immediate reposes needed”。

注意拼写和语法的正确性。用Grammarly等纠错软件检查一遍 (Grammarly有免费版,也有收费版,先用免费的吧)。如果有母语是英文的人帮忙编辑那就更好了。

3. 不适合用在英文书信里的习惯

别用表情符。笑脸可能放在给朋友的微信里很可爱,给教授写信还是别用了。用词完整,避免缩写。

不要一句话全部大写,慎用叹号。在英文中,大写句子和用叹号是用来表达气愤或者命令的。表达谢意应该用 “Thank you very much.”,而不是 “Thanks!”。

注意向对方提出请求的英文表达跟中文有差异。不要说 “I hope you can …”, “I wonder if you have time to …”, 显得没有礼貌,可以用 “I was wondering if …”。

陷阱4: 不负责任的邮件

1. 追求发信的数量,而实际上属于质量低劣的自荐信。

千万不要发同样内容的邮件给几位教授。有些学生喜欢从学校官网上搜索一长串教授名单,然后就泛泛的讲一句“您的研究与我的兴趣相关”,就在家等待教授给你回信。我只能说,这样写的话,教授看一眼就会认为这个学生没有责任心,把信列为垃圾邮件,或者不疼不痒的回复。

千万不要同时跟一所学校的两位教授套磁。找导师应该怀着非常真诚的态度,同时向几位教授许诺自己愿意跟随对方做研究是很不负责任的。我的一个博士生朋友曾经担任招生委员会的学生代表,她提到一段尴尬的经历。有一次,系里有两个教授同时问她要一个中国学生的申请材料,很显然这位申请者跟这俩博导联系了两三个月,也下了不少功夫,弄得两个教授都有意把Ta招到自己的团队。两个教授得知真相后再也没跟这个申请人联系,而且还跟系里打招呼把Ta设为“不受欢迎的人”。

2. 不要轻易发送附件。

附件会占用邮箱容量,收件人不会希望邮箱里充斥着大量陌生人的无用信息。所以第一封套辞信尽量不要含附件。后续邮件往来中,如果教授提出要你的简历、研究报告,那么尽量发送PDF格式给对方,避免Word不同版本无法打开的问题。附件名称包含你的名字、附件内容和日期,不要把名字起的奇奇怪怪的文档直接发给教授,显得太随意。如果一定要发附件,正式的表达是 “Attached please find my CV/proposal…”。

3. 回信草率。

一旦教授回信,我们应该及时、有针对性的回复邮件。写套辞信其实很费精力,原因就是你要能够及时的跟上教授的反馈。教授回信可能客气的说,“我今年不再打算招收新生了”,或者肯定的告诉你说你们的研究差异很大,Ta可能会向你推荐系里另外某位教授。

这分明是一封拒信,咱们该怎么回复呢?

一定要在最短时间内回复一封简短的感谢信,并快速浏览对方推荐的教授信息。如果Ta的推荐确实靠谱,你可以稍微具体的感谢对方给你提供了这样重要的指导。

还有一种情况就是,教授回信很快,还问了你一些问题,和你进一步探讨你的研究兴趣,这就表示:这位教授对你有兴趣!千万别以为这就大功告成了,也不要简单的回复一句谢谢。正确的做法是:针对教授回信中提出的问题一一作答,答复时间越快越好,但是要保证质量。对第一次申请研究生的人来说,花上2-3天好好写一封高质量的答复信是有必要的。接下来的时间里,教授与申请者就是通过这种你来我往的邮件交流,逐渐确定是不是能跟对方共事。但是别忘了我前面说的,与教授的书信往来不适合讨论你的录取可能性。一旦确定对方对你是真的很有兴趣,你可以请求这位教授给你写封推荐信,写推荐信是教授对Ta看好的候选人最好的支持了。

几句题外话

1. 没收到回信很正常

如果你觉得花很多功夫写了一封漂亮的套磁信,教授却没回,不必紧张或沮丧,教授有可能是真的没看到,或者太忙没空回。能获得回复的几率有多大呢?我发现对这个问题的回答差异还挺大的。有些博士生说他们当初发了10封信,只有两个教授回。而我在国外当教授的姐姐却说,教授们一般对申请者还挺耐心的,没有大纰漏的话,基本都会回信。所以,我想咱们也不用纠结收到回信的比例,教授到底回不回信,因人而异。

2. 套磁信不仅用于申请,跟关系不熟的教授联系,以上经验同样适用

北美的研究生在上学期间换导师是一件很平常的事。在加拿大,我和本系同年入学的两个博士生都有过换导师的经历。

跟大多数中国的博士生不同,北美的博士生论文题目不是由博导派发,而是学生根据自己的研究计划确定,博导一般都会尊从学生的意愿,从侧面辅助指导。一般北美的学校,系里规定少数几门博士生必修课,学生大部分修课还是根据自己的研究需求。

修了一两年的课,博士生很可能调整了研究方向,发现原来选的导师不再适合指导新课题,需要换导师。由于读博这个过程漫长而且充满了挑战,只有师生二人研究兴趣高度匹配,学生才能一路受到导师有效的指导,完成学业。

寻找新导师可以先从自己熟悉的老师开始,比如上过这位教授的课,而且获得不错成绩。你可以主动找这位教授面谈,把自己的想法和处境说清楚,看看对方有没有打算接收你。

我自己在博士第三年想要换导师,在自己的学校里发出了七八封信。大部分教授都很热情的回信了,而且还跟其中5位教授见了面。

回顾这段经历,我的总结是:匹配是博士生与导师良性互动的关键词。找到自己喜欢的研究方向是每一位青年学者必须要走的路,否则,仅仅因为教授是大牌学者而追随Ta进入博士阶段的学习,自己缺乏独立思考、创造知识的能力,很难让你形成差异化的优势。读博士这个过程本来就是要掌握怎么做研究,学会在学术环境如何跟人打交道。在高校的研究所里,一个有份量、受欢迎的研究生不仅能创造知识,还要能跟人分享。其实我们每个人都希望从别人身上获得能量,获取信息,匹配度高的研究团队里,每个人都是分享的受益者。

3. 必须准备好研究报告才能跟教授套磁吗?

北美大学一般都在申请时要提交研究报告,也就是说,申请候选人已经大致有一个研究方向,教授可以通过看你的报告来判断你有没有能力做研究。申请候选人被录取后先修课,在此期间不断的调整研究报告。过段时间很可能研究报告已经跟入学时面目全非了。如果想换导师,一般都是拿着最新的报告去和教授谈。

在英国和澳洲,能否录取主要就是看申请者最初提交的研究报告。另外GPA必须达标,推荐信要强。对各方面都合格的申请人,学校甚至可以帮忙牵线找导师。

 

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