老生不常谈:给机构壁垒支招

沟通不畅是人与人交往经常遇到的难题。当这个问题从个人延伸到机构,就形成了所谓的“机构壁垒”。

机构壁垒的具体表现分两个层面:一是办事机构各自为政,精力过度集中在完成部门内部目标,而不愿意主动与目标一致或相似的其他部门沟通协作;二是决策权过度集中,即权责集中在少数人手中。

事业单位、政府办事机构是机构壁垒的重灾区。在这些单位,非领导职能的工作人员很少主动寻求改进工作、提高协作水平的办法。如此一来,可能会导致系统对环境变化的适应性低下。

从我对天津城市规划系统50人样本规模的访谈调研中,得出几个有意思的数据。

  • 84%的调查对象认为,机构内部目标是由组织最高领导决定的;
  • 82%的调查对象认为,机构内部人事安排是由不超过5人的领导小组决定的;
  • 30%的受访规划师认为,他们不需要借助其他部门或外单位人员的帮助;
  • 只有5%的政府机关受访者与外单位人员有专业上的交流。

我把统计结果和几个关系不错的同事分享,他们都并没有很惊讶,从他们的工作经验推断觉得这些数据“靠谱”。

打破政府机关的铜墙铁壁可不容易,机构改革若要成功,必须有相对稳定的人员持续推动,另外还要想办法降低改革风险,尤其是改革操作者的个人风险。在此我提议机构改革与互联网创业联手,采取低风险、循序渐进的办法,打破沟通壁垒,逐步激活多角色的创新合作。

1♠ 沟通壁垒是怎么产生的

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在具体给出解法之前,让我们先看看机构壁垒是怎么产生的?

机构是大工业时代发展成熟的一种分工协作机制,它能组织起一大群人共同完成复杂目标。机构的运营主要依靠职能分工,为此需要制定目标,明确的领导,过硬的专业保障,在规定的程序下,遵守文字可循的法规规定,由各个部门环节的员工分头操作。当所有这些条件都齐全时,机构能比较漂亮的完成既定任务。

然而在快速多变的社会,要把这么多条件都找齐,清晰的落实到位,显然不是件容易的事。不少“超级项目”在操作过程中充满了不可控变量,这就要求在目标和行动之间不断调整,给决策提出了相当高的要求。于是为了追求效率,决策大小事务往往交给少数领导。

决策权的过分集中会引发很多问题,不仅增加了腐败和失职等风险,还会助长非决策者的消极心态,制度官僚化、机构人员臃肿。对很多非领导岗位员工而言,工作中遵从”上级吩咐”比主动解决实际问题更要紧,分工大于担当。

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2♠ 有学习能力的人是推动创新合作的关键

大约在2000年前后,学术界内曾展开一场辩论,辩论的核心是:机构一旦长期不能很好的应对需求变化,它有没有自我修复能力,比如添加新技能或柔化职能分工的边界,应对复杂变量。

简单的问法是:机构自身有没有学习能力呢?

一些学者认为机构没有学习能力,因为上下级信息不对等,信息流动又缺乏信任,于是大部分人会倾向于人浮于事、按部就班。

官僚主义积习难改,这或许是事实,不过我认为在当代社会互联网介入政府公信力监督以后,信息不对称的现象会渐渐松绑。再说学习能力也并不以掌控综合信息为前提,获得全面信息是“会学习”的结果而不是条件。我的观点是:虽然机构没有学习能力,但是机构里的人会。有学习能力的人是推动创新合作的关键人物。说一个人有学习能力,未见得Ta一定比其它人懂得都多,而是说这个人有能力利用手里的资源,善于瞄准目标,调整行动。所以,想要改变现状,必须得想办法让这些有学习能力的人建立“链接”,形成合力做事。

就机构缺乏合作这个难题,我在这里具体给出两个办法:一是为共同兴趣而自由结合的高尔夫小组,二是脑力顶尖人士集结而成的互联网创业

先来看看高尔夫小组是怎么回事。

 

3♠ 高尔夫小组

在很多政府机关里,主动调整惯性做法的试错成本过高,当绝大多数人选择不动时,那个提出想要做出改变的人往往并不受欢迎。但每个机构里往往又总是有那么几个少数异见者,他们在各自的岗位上能发现问题,也对怎样打破老死不相往来的局面有一些见解。等到上班以外的时段,比如周末打高尔夫,能让这样的人因共同兴趣爱好集结到一起,给他们一个自发建立链接的机会了解彼此的观点。在这样的周末休闲运动中,一旦发现志同道合的人,就会彼此欣赏。时间长了,一起打球的小组成员之间在思想上互相渗透,是非常有可能改变现状的。为什么这样说呢?

在沟通方式上,人在打高尔夫跟上班的时候,最明显的区别就是非正式、不公开。一个人在正式场合提出机构改革建议,一旦令领导同事不满,个人是承担相当风险的。然而换成非正式的场合,对话就会轻松得多,发起讨论的人也能随时体察到对方的情绪变化。共同参与一项运动会让双方暂时抛开身份高低,自由而深入的探讨。久而久之,这些人可能会松动机构里的一些惯性做法。

高尔夫小组的本质是建立高度职业化的关系网。在加拿大UBC大学有家高尔夫俱乐部,本校的资深教授和博士花很少的会费就能申请成为这家俱乐部的会员。这些学者平日里各自在自己的领域做实验、发论文,在国际会议上演讲,却很少有机会了解同一所大学的其它学者都在做什么。每年的暑假是启动校际学者联合学术项目最集中的时段,很大程度上是因为4月到8月暑假期间,是温哥华最美的季节,也是学校高尔夫俱乐部最繁忙的时段。教授们有机会在球场上相互聊起自己的项目,一旦两三个人在研究课题上发现共同语言,有机会联合研究,就会跟学校申请跨系联合项目。可以说,这些学者是出于对高尔夫的热爱而相识,又因为共同的学术兴趣而结盟。

UBC大学的高尔夫俱乐部提供了一个学者非正式场合的交流平台,接下来,又因为学校有鼓励联合学术项目的措施,使得学者能够为了一个共同目标的合作。

再举一个类似的的例子,著名的罗马俱乐部。它是60年代研讨国际政治问题的全球智囊,主要成员是来自欧洲的社会精英,包括经济学家、政治家、企业家等。这些精英每年都在罗马安排聚会沙龙,所以才叫罗马俱乐部。俱乐部成员的兴趣是探讨人类发展中的重大问题,并且寻求在全球政治层面解决这些问题的途径。比如就全球性的资源短缺,罗马俱乐部1972年发表了《成长的极限》。罗马俱乐部关注的问题超越一般组织能够涉猎的范围,话题跨领域也跨地域。

自由联盟是一种选择,不可能靠等级。

我们身边其实有不少类似的例子,比如校友会和老兵联盟。我们发现,无论是战友还是校友,信任和合作对建立长久稳定的联盟关系都是非常重要的。问题是,信任与合作是种感觉,而不能靠指示。我认识一些组织的高层, 他们绝对算不上领袖,但他们是权威,我们不得不服从他们的指示,是因为他们的权限比我们高,但是我们未必愿意追随他们。反过来,还有许多人在组织的底层或中层,未必有显赫的职位, 但与这些人共事,我们会受到一种正面力量的感召,这些人关照他们身边的人,是真正的领袖。

改革之难,难在改变人的思维需要时间,想要扭转很多人的观念需要更长的时间。国内的长官更换频繁,一时兴起的变革撑不到换届也就随着下届领导的新示意淡去了。所以说,改革成功必须保证机构内部有稳定的人员持续推动。高尔夫小组成员长久的在同一个地方共事,想要推动变革就需要这些人

接下来再谈谈互联网创业。

 

4♠ 互联网创业

分享时代,互联网的价值在于建立连系,而不需要建造任何实体。新兴创业团队对互联的需求比机构更敏锐。一个小型的互联网创业团队能够低成本运营,凝聚商机,把现有的资源发挥到极致

我为什么认为互联网有可能挑战机构的官僚做派呢?

分享体验已经渗透到我们的生活的方方面面,甚至很大程度上改变了“职业化”的内涵和对“权威”的定义。我举一个例子,以前的大学老师若要获得同行认可,必须要做好一系列的“规定动作”,包括:发表有质量的论文,出席很多行业圈子内部的会议,还要在课堂上获得学生的认可,拿到教学评估高分。然而所有这些规定动作都是默默无名、小范围、免费的分享,最终能不能评上职称、能否拿得更高的薪资,是由一个不可挑战的权威圈子决定的。

自从有了维基百科、百度、知乎,人们会花大量时间回答问题,而且答题者可以从自己擅长的角度,提供的答案既有专业知识,又有个人色彩。这种分享被认可的程度是可以用点击率和好评度来衡量的。任何一个人只要认为你的分享有价值,就可以为你点赞、转发、传播,标准化的知识散点变成知识体系之间的联网。所以现在有不少职业人士非常看重自媒体,借助互联网的内容创业者因此找到了另一种“职业化”的途径,年轻的学者、职业先锋可以用心经营公众号、语音电台、网上课程,而不一定非要在那个封闭的小圈子里求得职业成长。

互联网创业追求实用性。好的创业项目,可以让内容提供者与需求者之间的点对点输出更清晰,同时又为知识转译成产品这条路径创建了快捷链接。做知识转译,选择的知识跟学术论文审查很不一样。知识转译创业并不需要一项技术达到无以复加、无可挑剔的地步,而是看这项技术能否为解决某个热点问题提供好产品。“好产品”要求的不一定是完美,它可以是对市场的快速反应。

 

5♠ 模拟案例

我接下来会用一个模拟案例,说明互联网创业小组如何改善游客对城市历史文化地区的体验。首先声明这个主意的创意者不是我,而是天津规划院的同事,他们的设计启发了我通过互联网创业小组与机构联动,解决城市游览中一个普遍存在的难题。

简单的说,这个想法是设计一个城市自助游览的应用程序,用来整合城市历史保护区面向公众开放的旅游资源,在应用程序的客户端,推荐景区内的历史文化遗产单位和特色商店。

这个想法源于一个对“天津市五大道游览体验”的调查。有一群长期生活在天津,关心五大道的朋友,他们在与街头访谈对象的反馈中发现:五大道历史街区虽然有文化遗产单位挂牌标示,可是很多单位都不对市民开放,五大道很多餐饮商店偏僻难找,不少商家的效益也不好。

像五大道这样的地方,游客需要的是多维度的体验,冷冰冰的挂牌给不了体验内容,也无法激发人们对历史的兴趣。我的小伙伴们认为,解决这个问题的关键是要优化游客体验增加商家和文保单位访问量

建立“五大道自助游览的应用程序”来整合这个地区的各类游览体验项目,通过商家推送、政府推荐、旅游者采集数据,来不断优化路径,丰富旅游内容,通过游客线上反馈促使商家改善服务。等这个应用程序开发到一定阶段,获得可观的数据,最终能确定下来一条游览线路。这条路线走下来大约3公里,需要4-5小时时间,会串联几十处名人故居,短时间、密集的展示五大道的旅游资源。做这件事需要与地方机构合作,除了提供更好的游客体验和商家服务,还帮助城市进一步完善文化遗产的公众教育和保护工作。

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这条线路最终还可以做成实体的线,类似波士顿的“自由游览线”,给城市访客提供指路系统。整条游览线路走下来,顾客的体验一定是非常棒的。可以观看,可以停留,可以拍照留念,也可以用速写本记录。

和一般政府主导的大型规划项目相比,互联网创业低成本,抗风险、周期短、替政府减负,热点反馈及时。

值得一提的是,类似的创业团队,他们所做的事业其实与政府机构的目标是一致的,比如优化个人体验、商家提高收益、宣传地方文化。也就是说,现在的政府机关要意识到,机构有必要扶持这样的创意团队。

互联网创业需要良好的商业环境,包括政府机构对投资人、创业者友好的政策支持。一旦启动,机构里需要有个别员工长期的在固定的岗位上从事协调、辅助角色。

 

 

让我们回顾一下前面提过的观点。

  • 社会变革需要时间,时间意味着耐心等待对的时机。人们常说“把握时代脉搏”,指的是捕捉社会变革的激点,在这个激点到来时采取行动。
  • 社会进步不能依靠政府推,人的合作是关键。“高尔夫小组”和“互联网创业”提供了两种人与人合作的模式:高尔夫小组是推动机构改革的中流砥柱,创业者走在时代前沿,先知先觉。
  • 我之前讲的“五大道自助游览应用程序”提供了一个思路,它告诉我们,这两股力量可以联合起来打破僵局,用比较小的代价解决城市难题。

最后,我想用一句话总结我的观点。

马克思在《共产党宣言》中提到,“未来就是自由人的自由联合”。我觉得这句话代表了一种做事的逻辑,用来概括当今我们在互联网时代的人际关系,也是非常准确的。

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